3秒の手間が、自動化を殺す

自動化の提案をするとき、私たちは削減される時間を数えます。

1件あたり5分かかっている入力が、3分になる。1日50件なら100分。月に換算すれば何十時間。

そうやって差し引きの結果を見せる。

先日、その計算が通じない場面に出くわしました。

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「地味に面倒くさい」

提案したのは、手書きの受注メモをスマートフォンで撮影し、読み取らせるという仕組みです。

電話を切った直後にメモを1枚撮る。それだけ。3秒もかかりません。

そのデータから得意先コードや届け先が自動で表示されれば、後工程の入力が楽になる。全体では明らかに時間が減ります。

社長の反応はこうでした。

「スマホでパシャっていうのが、地味に面倒くさいと思うでしょうね」

差し引きの計算を否定されたわけではありません。計算は合っている、と認めた上で、現場はその計算では動かない、と言われた。

これが正しい。

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現場は総量ではなく差分で評価する

経営者と提案者は、業務を総量で見ます。全体で何時間減るか。

現場の担当者は、自分の手元の動作の差分で見ます。今日、自分の動作が1つ増えるか減るか。

ここにギャップがあります。

さらに厄介なことに、自動化の導入初期には、総量は減るが個人の動作は増えるという配置がよく起きます。

撮影する人と、入力する人が別だからです。

撮影を頼まれた受注担当にとっては、動作が1つ増えるだけ。楽になるのは入力担当で、自分ではない。

「全体最適だから協力してください」という説明は、この人には響きません。響かないのが当たり前です。

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増えた工程は、必ず抜ける

そして、増えた工程は運用のどこかで抜けます。

忙しい日に1枚撮り忘れる。その場では誰も気づきません。

気づくのは数日後です。納品予定の商品が届かないと顧客から連絡が入り、たどってみると発注が漏れていた。そこで初めて、あの日の1枚が撮られていなかったと分かる。

そして翌日も、忙しければまた忘れる。一ヶ月後には誰も撮っていない。

自動化のフローが止まったとき、原因をたどっていくと、だいたいここに行き着きます。精度が足りなかったのではなく、入力される前段で運用が止まっている。

工程を増やす自動化は、現場が悪いのではなく設計が悪い。 私はそう考えるようになりました。

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既にある動作に乗せる

ではどうするか。

原則は一つです。新しい動作を足さない。既にある動作の途中で取る。

さきほどの例で言えば、紙をスマホで撮るのは新しい動作です。

一方、その会社ではFAXで届いた注文書が毎日複合機から紙で出力されていました。紙は必ず複合機を通っている。

なら、複合機を通る瞬間にデータも一緒に出るようにすればいい。誰も新しい動作をしません。

実際、そのほうがいいという話が商談の場で出ました。私が持っていった撮影方式より、相手が考えたこちらの方式のほうが筋がいい。

設備投資は必要です。すぐにはできません。

ここで比べるものが二つあります。

一つは、いつ始められるか。撮影方式は明日からでも始められます。複合機でデータ化する方式は、機器の入れ替えと設定で数ヶ月かかる。この比較では撮影方式が勝ちます。

もう一つは、いつまで続くか。撮影方式は誰かの動作を1つ増やしているので、忙しい日から順に抜けていきます。複合機の方式は誰の動作も増えないので、抜けようがない。この比較では逆になります。

導入の判断は、たいてい一つ目だけで行われます。すぐ始められるほうが、社内の説明も通しやすいからです。

けれど、投資が回収されるのは続いた期間の分だけです。半年で止まる仕組みに払った金額は、半年分しか返ってきません。

だから私は、二つ目を先に見るようにしました。いつ始められるかではなく、いつまで続くか。

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設計前に確認する三つの問い

自動化の仕組みを設計するとき、私は次の三つを先に置くようにしました。

一つ目。この仕組みで、誰かの動作は増えますか。

増えるなら、増える人の名前を挙げてください。「現場」ではなく、個人です。

二つ目。動作が増える人と、楽になる人は同じ人ですか。

違うなら、その仕組みは現場から反発を受けます。業務が増える人にとって何がメリットなのかを設計に入れてください。

三つ目。その紙やデータは、いまどこを必ず通っていますか。

紙が必ず通る場所、データが必ず経由する場所。そこで電子化できないかを先に探してください。新しい業務動作を足すのは、探し尽くした後です。

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3秒を軽く見ない

1日1回の3秒なら、誰も気にしません。

1日50回の3秒は、時間ではなく、気持ちの問題になります。「これ、自分がやらなくていいよね」という感覚が日に日に積もっていく。

そして人は、自分がやらなくていいと思った作業から手を抜きます。正当な反応です。

削減時間の計算は、現場の同意を前提にしています。前提が崩れれば、計算は紙の上だけで成立し続けます。

3秒を軽く見ない。これは、3秒を惜しめという話ではありません。

その3秒が誰の3秒なのかを、設計の段階で名前まで確認するということです。動作が増えるのは誰で、楽になるのは誰か。この二人が一致していない仕組みは、全体の時間がどれだけ減っても現場に受け入れられません。

私はこの商談まで、削減できる時間の合計だけを資料に書いていました。今は、動作が増える人がいるかどうかを先に確認し、いるなら、その人に何が返るのかを削減時間の隣に並べて説明するようにしています。

自動化がうまくいくかどうかは、読み取りの精度でも金額でもなく、ここで決まる。今回持ち帰ったのは、それでした。